啟動數位力系列 1：善用流程自動化機器人RPA 戰勝遠端工作的生產力挑戰

資誠創新諮詢公司執行董事盧志浩、資誠創新諮詢公司資深顧問黃世翔

新型冠狀病毒（COVID-19）疫情自今年初爆發迄今，各個企業都在思考如何調整業務運作來降低疫情對營運的影響，其中異地分流上班、同地分批上班或在家工作皆是被廣泛運用的模式，但不論採用何種方式，或多或少都會打擊到企業流程的運作效率。

不可否認，這場疫情有如一場大規模的突擊考試，考驗了企業的數位化成熟度是否足以應付不可抗力的災害事件。觀察數位成熟度高的企業，可以發現具有下列特徵：服務雲端化、業務協作化、設備虛擬化、流程自動化與文化數位化。

我們先來談談「流程自動化」。企業面臨的挑戰是該如何讓企業在大量遠端工作的環境下，以有限人力，維持原有的工作效能？透過流程自動化機器人（Robotic Process Automation, RPA）的引進，讓未來企業後勤部門的工作達成更高的效能與更具彈性的管理空間，例如：

財務會計部門

財務會計部門過去企業財會部門需要大量人力進行報表編製整理，透過RPA機器人，可以讓遠端工作員工，指揮機器人進行各種報表製作，將精力放在數字的解讀與管理建議上。

行政作業部門

企業內繁雜的庶務、雜項申報，是另一個需耗費大量人力的領域。要符合企業內外部申報流程，使用RPA機器人不僅省卻繁複的申報流程，可以99%正確率完成申報、審核單據發票、歸檔等繁雜事務，主管可輕鬆以手機簽核並將心力投注於特殊案件。

人力資源部門

這波疫情延燒的時間出乎預料，可以預見未來線上招募會取代許多面對面的招募，而且人資將要處理大量的線上求職履歷，利用RPA機器人篩選大量線上履歷，並運用人工智慧方式進行篩選出候選人，通過人資審核後，由機器人規劃最終面試時間，並透過網路發送面試邀請鏈結給合格候選人，兼顧節省人工與防疫。

商品銷售部門

消費習慣在疫情的推波助瀾下也在改變，許多公司轉為線上銷售為主，線上銷售平台很多種，且每個平台都以專屬的資料格式，進行採購訂單傳遞，機器人可以透過模擬手敲，將外部資料鍵入企業訂單系統中，不必再開發介面程式，更避免人工造成錯誤。

資訊與系統支援部門

利用機器人24hr實時監控系統、網路，如遇狀況自動修復並紀錄監控報告，當無法修復時，以簡訊郵件通報相關人員，不僅省卻夜班待命，且擴大整合監控至設備。

從上述幾個簡單的工作情境，不難理解企業透過RPA，可以立即改善下列事項：

RPA好比是一個虛擬員工，在企業員工無法在公司上班時，完全無休地協助執行工作，在我們接觸過的實際案例中，還有企業實際給予RPA機器人員工編號呢！

目前是企業思考導入RPA的最佳時機，從我們過去協助客戶導入的經驗出發，建議企業部署RPA解決方案時，可以思考以下幾個方向：

1.  「人機協作」優於「全自動」：採取人機協作，除了能夠將人力從繁瑣工作中釋放至更重要的分析與策略思考上，也有助於避免導入全自動方案在技術困難度上浪費了寶貴時間與成本。
2. 從「專案導入」改為「敏捷式導入」：敏捷式導入的優點在於避免過長的規劃期間，以實作與漸進式修改取代。
3. 透過一連串快速工作坊將RPA上線，用最少時間得到自動化好處，並透過工作坊來促進員工學習與掌握技術運用。
4. 設定短時間內上線目標，以適當的時間壓力避免過度在細節上尋求完美的解決方案。

員工工作效率因為環境與方式改變，而面對了許多新挑戰，企業領導人應該找到更好方法來協助團隊渡過這段艱苦時間，RPA無疑是此刻的最佳解決方案，面對未來可能還有更為嚴峻的考驗，現在絕對是企業採取行動的最佳時刻了！