會員系統串接帳務、體能量測效率增近倍
數位發展部數位產業署 指導
以「打造女性專屬友善運動便利店」為目標，Curves 可爾姿（以下稱可爾姿）自 2007 年引進台灣，主打 30 分鐘中高強度間歇性運動，深受女性青睞。至 2024 年，累積總運動人次突破 572 萬，成為全台最具代表性的女性健身品牌。
隨著規模持續擴張，可爾姿也面臨會員管理日益複雜、重複作業頻繁與溝通成本提升等挑戰，因此啟動數位轉型，必然能讓營運能更高效。最早，可爾姿的會員資料仍以紙本方式管理，會員的體能訓練資料不僅缺乏系統化，正確率也有加強空間。可爾姿執行長林宏遠指出，若會員資料錯誤率達 5%，以 5 萬名會員推算，將有近 2,000 筆資料出現錯誤，直接影響業績評估的準確度與後續服務品質。
同時，會員體態量測流程太過仰賴人工操作。以一家擁有 400 名會員的店鋪為例，教練每月需為約 300 人進行量測，手寫紀錄與手動計算不僅耗費時間，也存在誤差風險，成為教練沉重的負擔。
在營收管理上，問題更為顯著。過去分店需以手工開立發票，逐一彙整報表上傳，信用卡結帳甚至需透過 TXT 純文字檔傳送銀行核對，流程冗長繁複。由於缺乏帳務系統，會員請假或店休損及權益常造成糾紛，導致客訴。
CRM 系統優化會員管理
欠款、請假紀錄三秒完成調閱
過去會員管理高度依賴紙本與手寫紀錄，正確率較不穩定，也造成管理混亂與時間浪費。為解決這一痛點，可爾姿於 2018 年成立 IT 團隊，自行開發顧客關係管理系統（Customer Relationship Management System，CRM），全面深化會員管理。
新系統介面友善，並設有自動檢核機制，能有效避免教練手動輸入疏漏。會員請假紀錄、優惠活動、定型化契約及費用計算皆能自動化處理，過去繁瑣的人工紀錄不再被需要。系統還能即時顯示會員未清款項、生日提醒等訊息，讓教練第一時間掌握會員資訊，提升互動效率與服務品質。
導入過程中，IT 團隊逐店輔導，每家店平均需一個月完成資料核對與數據調整，確保資訊正確無誤。系統結合雲端平台與資安機制，查詢效率顯著提升，平均僅需 3 至 5 秒即可完成資料調閱。透過 CRM 的導入，可爾姿不僅建立精準高效的會員管理模式，也推動營運效能，讓營收得以維持連續 15 年成長。
本案例數位轉型 3 要點
- 發現痛點：
紙本管理會籍資料錯誤率高，影響業績評估及服務品質。
手動量身及紀錄耗時，造成教練作業負擔。
對帳、報帳作業缺乏自動化系統，人工計算存在誤差，易造成爭議。 - 數位工具：
自建 CRM 會員管理系統。
導入 InBody 身體組成分析儀。
整合 ERP 企業管理系統。 - 轉型效益：
CRM 系統導入後，資料正確率 100%，業績連續 15 年穩定成長。
串連 InBody 身體組成分析儀，量身作業時間減半，效率翻倍。
導入 ERP 系統，扣款與對帳流程縮短 90%。
InBody、ERP 串接會員系統 效率增倍
完結教練加班惡夢
為解決量身作業流程繁瑣，且資料均以紙本紀錄的問題，可爾姿導入 InBody 身體組成分析儀，並與 CRM 系統完成串連，實現一鍵自動化量身。 InBody 可精準測量體脂肪、肌肉量等關鍵數據，並以圖像化方式呈現。會員只需站上儀器，即可自動完成量測，數據同時匯入系統，由 AI 自動分析與整理，免去教練手寫紀錄與人工計算的負擔。導入後，量身效率提升一倍，所需時間縮短為原先的一半。教練亦可即時調閱會員歷史數據，快速掌握健康風險與身體狀態，提升解讀準確度與溝通效果，讓會員更直觀理解自身狀況，進而增強服務體驗與信任感。
另外，為解決對帳與財務報表出錯，減少常常造成的糾紛困境，可爾姿更將企業資源規劃系統（Enterprise Resource Planning System，ERP）整合 CRM 系統，實現全自動化管理。透過帳務數據數位化，每家分店可獨立結帳並上傳資料，會籍日期計算邏輯也全部寫入系統，包含請假、暫停等狀態，避免人工計算錯誤，系統還能自動計算退費及顯示明細，確保會籍透明無爭議。此外，支付系統限定刷卡額度並加強防盜刷機制，以確保資金安全，還採用加密技術，教練無法查看完整信用卡資料，更能保護會員隱私。
自系統導入後，報表產出時間由 12 天大幅縮短至隔日，扣款與對帳流程節省高達 90% 的時間。林宏遠笑說：「現在教練可以準時下班了！」
截至目前，可爾姿已完成超過百家門店的導入，預計於 2025 年 9 月全面完成全台轉型作業。數位轉型永無止盡，可爾姿正規劃推動 AI 及數據應用為核心的 3.0 升級計畫，將投入數據貼標、AI 客服、數位私教與庫存系統的建置，進一步解決缺工的問題，實現以人為本、數據驅動、會員為核心的數位轉型目標。
