汎古靠 Google 與 AI 自寫程式 專案管理上雲端，遠端工作也有高效率
數位發展部數位產業署 指導
「風景好，人不老」，一則樂齡私有養生村的貼文出現在網頁一隅，搭配一位銀髮族手持衝浪板在海邊的畫面，這是汎古數位媒體行銷為客戶投放的網路創意廣告。
新冠疫情的衝擊造就了寬鬆的資金環境，帶動房地產業投資量成長率超過六成，有大半營收來自房地產客戶的汎古數位媒體行銷，在疫情期間營收雖未受太大影響。儘管如此，這期間公司組織變化，卻促使他們加速管理數位化的腳步。
看好後疫情時代，房地產的網路行銷將成為主流，也提早預備未來的市場量能，汎古新增了南部團隊就近服務在地客戶。為了解決南北辦公室有效且即時的溝通與管理需求，創辦人凃文如與總監 Eddy 從最迫切的痛點「專案管理需求」著手，分別進行不同層面的數位轉型行動。
南北兩地溝通管理不易
找不到適合專管系統，決定自製程式
在 2021 年疫情期間，團隊因應居家上班的需求，再加上南部成立團隊，原本的紙本表單作業已經無法應付專案成員之間的溝通，為了幫助團隊能提供客戶最即時的服務，汎古曾考慮購買專案管理系統。
但是在審視了市面上的系統後，汎古發現兩個困難點：一方面，動輒上百萬的系統，對於一家中小型規模的公司而言負擔太大；另一方面，數位媒體行銷的專案有太多細節，光是一個專案可能包含 20-30 項執行項目和時間區段，所以在市面上找不到能隨買即用的系統。於是汎古做了一個大膽的決定：自己動手做，解決辦公室管理與協作、以及專案控管的問題。
用 Google 與 AI 寫程式
建置手機打卡程式，遠端管理出勤
2022 年起，汎古決定轉向使用 Google AppSheet—Google 開發的「無程式碼」（No-Code）應用程式開發平臺，只要懂得函數的概念，不需要非常專業的程式撰寫能力，也能完成一個包括介面、資料庫的完整程式。2023 年開始，他們受惠於 ChatGPT 的推出，只要製作過程有什麼問題，團隊都可以向 ChatGPT 尋求解答，Eddy 表示：「這是 AI 帶領我們中小企業跨越資訊鴻溝，只要有心，會使用 Excel 函式，誰都做得到（自寫程式）。」
汎古自製的專案管理程式，主要用於公司行政與專案進度的控管。首先，其中的「手機打卡程式」可以協助主管來管理同仁出勤，做行銷常需異地往返，用手機記錄出勤就非常方便。汎古的打卡程式，有「上班」與「下班」的按鈕，還可以顯示目前手機離辦公室的距離，只要在範圍內，就可以拿起手機直接打卡。如果當天不在辦公室工作，手機介面上也有個「遠距上班」的選項，便於管理者掌握遠距工作的狀態。
另外，手機打卡程式的「請假功能」，能選擇假別、日期區間、代理人，出勤狀況都會通知主管批核，月底計算薪資時，財務人員也會有資料跟員工核實，並作為計算依據，大幅提升管理和會計作業效率。
巧用雲端表單
即時控管預算與進度
至於自製專案管理程式中的「控案表單」，也在疫情期間幫助汎古從紙本作業完全轉向雲端表單，主要應用於專案管理的三個層面：專案進度、平臺投放預算分配與警示通知。
當專案形成，企劃人員就開始建立表單，業務端和企劃端都有權限查閱和控管執行狀況，專案在「準備中」、「進行中」或「結案」階段，狀態一目了然，同一專案的團隊人員以及主管都能看到進度，各方資訊無落差，有助團隊減少溝通成本、增進效率。另外，使用表單也有助於精準控管「預算分配」。比方說，客戶有 100 萬元的預算要分配在搜尋引擎及社群媒體等平臺做行銷，但執行的過程中發現，該客戶投放在搜尋引擎的績效比較好，就會調升投放於該平臺的預算、調降其他媒體預算的比例。這些動作都需要即時更新與執行，過去以人工作業，而雲端表單解放了這部分的人力，也能避免誤發或短少而必須自己吸收成本。
「控案表單」還提供警示功能，當執行預算超出預計規模時，會發出通知警告。在專案結束時，表單也會發出通知，提醒執行單位需要回填資料、準備結案，同仁才不會因為客戶多、工作項目龐雜而有所遺漏。而透過「控案表單」管理專案，讓團隊突破時間與空間的限制合作協力，隨時掌握客戶專案的狀況，提升服務品質，團隊評估工作效率提升 20%。
就現階段，汎古對公司未來的數位規劃，希望能進一步做到「報表自動化」，專案執行的數據可以透過自己設計的程式，自動輸出成匯整表，凃文如表示：「希望節省下來的時間，讓同仁有比較多時間花在為客戶做廣告優化及數據分析。」
凃文如與 Eddy 表示，未來的市場在手機裡、在數位中，中小企業必須先了解數位轉型是必經之途，然後開始公司的數位轉型之路。也建議中小企業負責人，可以先從數位行銷課程開始，先了解什麼是數位轉型，未來和內部負責推動數位轉型的夥伴溝通時，才能有共同語言，為數位轉型之路做好準備。
本案例數位轉型 3 要點
- 發現痛點：
公司分處南北，紙本表單不易溝通聯絡。
因行業的特殊需求，很難找到現成好用的管理系統，客製系統成本高。 - 數位工具：
自行研發專案管理系統以及手機打卡程式、Google AppSheet、ChatGPT。 - 轉型效益：
運用 Google AppSheet 自製管理系統，並製作「控案表單」管理專案進度與預算分配。
省下客製化成本， 降低廣告投放錯誤率，團隊工作效率提升約 20%。
