善用RPA強化企業營運效率

許 林舜 資誠智能風險管理諮詢公司董事長, PwC Taiwan

科技改寫了人類生活樣貌,也為全球企業競爭帶來變局,根據資誠2018年發布的《全球人工智慧研究報告》,在2030年,人工智慧(Artificial intelligence;AI)將帶給全球GDP 14%的成長,貢獻15.7兆美元。而在企業邁向人工智慧的自動化過程中,機器人流程自動化(Robotic Process Automation;RPA) 是其中一個重要的階段,不僅是企業邁向AI的基礎建設,更可能觸發下一個生產力革命。

不同於具有實體形象的Pepper、Zenbo等服務型機器人,RPA是一個智能軟體,可模擬人們在電腦上執行的動作,例如人們操作鍵盤輸入或用滑鼠執行複製、貼上的動作,用以自動化工作流程,藉此提高企業生產力和效率。

RPA能替代人工處理的主要工作形式包括:(1)例行或長天期的工作項目、(2) 大量且重覆的工作內容、(3)沉悶且低附加價值的工作、(4)不需要人為主觀判斷的工作、(5)不複雜之異常處理、(6)須達成一定服務水平協議、(7)可由系統自行觸發之作業、(8)有高頻率的系統及介面轉換需求、以及(9)需要進行跨平台查詢與整併的作業。

簡言之,愈機械性、愈重複性、愈有規則性的工作任務,由RPA自動化處理的機率更高。以企業編製管理報告為例說明,因企業定有對管理報告之需求,愈大規模的企業,其需求愈多且愈複雜,這些企業經常面對之挑戰包括:

  1. 管理報告通常涉及許多可重複的工作任務,包括將數據拉入特定格式、計算欄位、或增加其他來源的數據。
  2. 編製耗時,並且可能需在在地或海外建立大型的報告編製團隊。
  3. 業務活動依賴於這些報告,因此難以減少其實務上的需求,或進一步降低報告編製團隊的規模。

 

而RPA正可化解企業於編製管理報表時所面臨的這些難處,提供的主要效益包括如下:

  1. 減少低附加價值的活動,例如收集、計算及格式化預定義報告,以及將資訊整理到一個管理報告包是可重複的、可以自動化。
  2. 員工的人力釋放是可實現的,人力可重新部署至更高附加價值的工作,例如解釋數據的趨勢、增加有用報告闡述的記載、調查數據異常情事。

茲用下圖說明管理報表編製過程中,可運用RPA自動化處理的步驟。

上圖中,前端數據來源來自三個異質之系統,且系統間並不相容,所以編製管理報表的分析者,須從前端三套系統,拉取手動處理前端之數據。因建置整合性資料倉儲耗資頗鉅,以及使用者所需之管理報表需求常因營運需要而變化,所以,採用傳統大型資料倉儲的解決方案,可能不符成本效益。此時,RPA正可發揮其擅長之處。

如圖一所示,自多個來源系統拉取資料、建立及格式化報表、以及將結果拉入簡報等三個工作任務,都是具有明確規則的複製、開啟工作表、貼上前端來源資料、標準化產出格式等任務,此三個工作任務運用RPA的螢幕擷取、工作流程自動化的技術,取代原作業流程的手動處理會相當適合。

至於寫入具判斷性之文字闡述,則非目前RPA技術所擅長,除非該等文字敘述很容易依特定值或特定差異,有規則可判定。而有關分送相關報表至利害關係人,如果是透過電子郵件寄發,仍是可由RPA來處理的,只是因為前一個作業由手動處理時,此時可考量管理報表傳送對象之複雜度、整體流程流暢性及處理時間長短後,再決定是否由RPA自動處理,或維持手動處理。

總結來說,因為RPA具有不侵入既有系統、縮短作業週期、減少作業及流程的錯誤可能性(低於0.05%),提高作業的準確性及合規性,實現精確的流程程序控制,減少錯誤率等優點,因此,潛在可自動化的流程包括財務會計、人力資源、資訊技術、稅務治理、供應鏈、文件管理、風險管理、內部控制、舞弊監控、法令遵循、資安維運等領域,均可運用 RPA以強化企業的營運效果及效率。

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許 林舜
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