好孕行導入數位管理 優化內部作業流程

數位發展部數位產業署 指導

過去傳統紙本作業曾讓好孕行的內部堆滿文件，不僅難搜尋和歸檔，效率也受牽連。他們從資料整理，踏出數位化第一步，也利用線上簽核系統的流程引擎，重新規劃一套財務請款流程，大幅降低單據遺失或缺漏的風險。

公司僅有六位夥伴的好孕行生醫股份有限公司，是規模小巧卻擁有強大研究開發能力的新創公司，透過輔助生殖產品獨特的專利技術，提升試管嬰兒成功率，成為支持男性不孕症療程的關鍵技術。走在科技技術發展前端的小型生醫公司，乍看似乎沒有數位轉型的必要，卻發現E化公司管理，是大小企業都須認真面對的管理趨勢。好孕行生醫創立之初，並未進行資料數位管理，傳統的紙本簽呈和文件資料堆滿公司，經年累月下來，不僅難以搜尋過往資料，歸檔空間、業務辦理速度都受到牽連。

傳統紙本作業拖累效率
從資料整理開始，邁出數位化第一步

好孕行生醫執行長鍾成晏發現，公司金流帳務的辦理速度緩慢，無法符合客戶和廠商的需求，公司同仁的薪酬制度也不夠完整，缺漏繁雜，因緣際會之下，邀請對中小企業數位轉型輔導有豐富經驗的黃以均加入團隊，協助進行定舵公司數位轉型與制度化行政流程。初來乍到的黃以均發現，好孕行生醫不但缺乏營運管理的數位系統，甚至連正版Office軟體都沒有安裝。其實，臺灣有很多企業不熟悉何謂數位化，往往都是土法煉鋼，碰到問題後才開始尋找解決方案。黃以均指出，數位轉型的真正價值，是讓企業在轉型過程中，發現既有流程的盲點，針對問題進行改善優化，只要踏出這一步，往往就能為公司帶來顯著的進步。

好孕行生醫先從資料整理，踏出數位化的第一步：首先將過去累積數年的紙本資料進行分類，並徹底盤點，捨棄無效庫存，將去蕪存菁後留下的重要檔案，徹底電子化，分門別類，建立檔案命名規則等，使公司的數位化基礎，穩穩扎根。

當然，數位轉型期間公司面臨過許多挑戰，投入許多人力及時間進行資料收集、盤點及數位化等步驟。但公司上下齊心決定全面轉型走向E化管理，好孕行生醫導入EIP系統，選擇利於初學者、介面直觀的系統介面，包括企業入口、簡易客戶管理、專案管理都非常容易上手；並且善用系統軟體廠商的開放原始碼（Open Source）軟體等，還能為使用企業省下不少系統使用的支出經費。

攜手度過E化營運系統陣痛期
善用心智圖，降低文書處理時間

雖然資料全面盤點的工作繁瑣，轉換為E化營運系統仍有陣痛期，好在好孕行生醫員工人數不多，數位轉型常見的操作適應問題和溝通障礙並不嚴重，公司鼓勵同仁盡量面對面討論，在討論中逐步修改，審視內部不完善之處，共同協商討論，大家的意見都獲得重視，也互相提醒，交換想法。

每間公司的文化與挑戰都不同，黃以均過去協助企業數位化的經驗中，發現很多企業在數位轉型初期，沒有釐清自身公司的真正需求，只是知道一些專有名詞，盲人摸象。她強調，在規劃企業轉型時，一定要清楚思考自己的需要，轉型架構一定要設定明確，才有辦法透過溝通找到阻礙的原因。

黃以均深知溝通協商是幫助公司成功轉型、度過過渡期最好的方法，於是在好孕行生醫透過資訊系統建立工作日誌，起初很多同仁因為不習慣而找藉口逃避使用，直到使用了工作管理軟體的心智圖功能，大家發現工作日誌不只可以用來紀錄日常工作，還能協助釐清接下來的工作進度和待辦事項，甚至能將心智圖做為開會時的主力工具，若確實做好相關資料登載，會後30分鐘內，就能夠產出企業內部需要的會議紀錄，大大降低文書處理時間，成為現在公司同仁的愛用功能。

利用線上簽核系統，重規劃請款流程
大幅降低單據遺失或缺漏風險

此外，數位轉型為公司帶來的最大好處是財務運作上透明度提升，他們利用線上簽核系統的流程引擎，重新規劃一套財務請款流程，大幅降低單據遺失或缺漏的風險，也方便主管依據不同的角度檢視費用請領狀態，明訂清楚的計算規則，也讓單據報銷費用大幅下降，替公司營運成本做了把關。

黃以均提醒，初入市場的新創公司常常尚未建立制度就已成軍上路，花費很多時間應付各種突發狀況，而數位轉型的優勢之一，就是將事件更動修改留下明確的紀錄，不只強化企業內部運作，更強化與外部協力廠商之間的合作，達到三贏的局面。

而現今企業的帳務作業，在與會計師合作時，若能事先將財會資料數位化，也可以加強及加速作業流程。數位化後的財務憑證列表清楚，歸納產出之表單數據，能讓會計師省去記帳和整理發票的瑣碎人工時間，轉而有更多時間協助企業優化財務流程管理，服務費用也因工作更有效率，而有了調整的空間。

流程自動化更能應對疫情
保護公司資產與降低人事成本

近兩年新冠疫情爆發，突發的全球疫情和防疫限制，意外讓好孕行生醫的數位轉型看到成果。由於防疫所需，以及考量員工健康，好孕生醫在疫情期間果斷採取分流上班，因公司管理系統已進行線上數位化，就算同仁身處異地，工作也能即時串接，不受空間影響；線上打卡出勤紀錄、居家上班資料傳遞、線上簽核系統都不成問題，不僅減少紙本兼顧環保，同時也強化了工作效率。

黃以均認為，流程自動化是公司企業經營重要的一環，將繁瑣的資料數據如實登載，運用電腦處理和紀錄歸納，不只減少工時，更能免去人工處理失誤的情形，尤其人事異動時，資料可以順利交接，無形之中也保護了公司的無形資產和降低人事成本。

回顧好孕行生醫的數位轉型過程，黃以均建議中小企業要做好數位轉型，除了需要經營者的決心，也需要公司團隊的支持及不厭其煩地溝通；此外，轉型企業一定要對自家產品有清楚的認識，轉型過程不須強求一步到位，循序進行，不僅能降低過渡時期的衝擊，也可以讓公司同仁有調整心態和學習的時間。而轉型初期，不妨先從請款、出缺勤（請假）一類等，較為單純、同質性高的行政事務開始，讓管理制度因數位轉型而變得更有人性。當公司繁瑣的行政知識能更加容易、詳盡地紀錄，將提升企業效率和競爭力，不僅可以凝聚公司的向心力，也讓小公司同樣能夠成就偉大的事業。

本案例數位轉型3階段

●找到痛點：
傳統的紙本作業讓簽呈和文件資料堆滿公司，不僅難以搜尋過往資料，歸檔空間、業務辦理速度都受到牽連。

●數位工具：
將重要檔案徹底電子化，分門別類重新建檔，也利用線上簽核系統的流程引擎，重新規劃一套財務請款流程，大幅降低單據遺失或缺漏的風險。

●轉型成果：
線上簽核系統和財務請款流程，除了方便主管檢視處理狀態，明訂清楚的計算規則，也讓單據報銷費用大幅下降。