泰宗將資訊管理透明化 提升組織向心力

數位發展部數位產業署 指導

泰宗生技以往大量依賴紙本管理作業，資料散落各部門，出現資訊斷層和重工等現象，導入 ERP 系統後，不僅提升行政效率，也減少了原先紙本作業流程中潛藏的人工失誤風險。

臺灣的生技製藥公司可分為純研發型的「新藥開發公司」、銷售型的「醫藥銷售公司」以及生產製造型的「製藥公司」，泰宗生物科技股份有限公司是其中少數同時具備新藥研發以及藥品醫材銷售的複合型生技公司。

泰宗生技以穩健的營收挹注於新藥研發，其研發成果透過健全的醫療通路觸及市場進而營造良性循環，與所有具備一定規模的中小企業一樣，泰宗生物科技必須面對其組織管理及資源配置的問題，以確保其於研、產、銷等各方面的穩定度。

導入 ERP 與 CRM 系統
減少人工失誤，增進行政效率

1998 年創立的泰宗生技，與多數具歷史、規模和組織複雜度的企業一樣，大量依賴紙本管理作業，長久下來，即便公司組織擴編、規模成長，內部作業仍延續舊習，甚至包括配方及耗用量等生產研發的資訊也沿用此法。

久而久之，因大量的實體紙本資料難以綜整流通，各自散落在不同部門，公司資訊難以同步、各部門各行其事，出現嚴重的資訊斷層和重工等現象；此問題，亦造成跨部門溝通困難，舉例而言，一位業務要向客戶進行報價，單是查詢歷史交易紀錄、比較價格便曠日費時，往往需要兩至三天才能產出一份正式的報價單，工作效率嚴重拖緩 ，日常單據簽核耗時，動輒數日，更是家常便飯，對於一間需要靠自營收入來賺取研發及日常營運經費的製藥公司來說，時間上的損耗，造成業務端莫大的壓力。

為了擺脫上述的沉痾、滿足不同客戶的出貨，以及配合中小企業處數位轉型政策和財政部電子發票作業實施，泰宗生物科技於 2018 年啟動企業資源規劃系統（Enterprise Resource Planning, ERP）更換升級計畫，同時納入客戶關係管理系統（Customer Relationship Management, CRM）及研發專案管理，力求透過數位轉型增進行政效率，同時摒除原先紙本作業流程中潛藏的人工失誤風險。

選擇雲端 ERP 系統
同時兼顧跨國管理和資安防護

為此數位轉型計畫，泰宗生技先於公司內部成立 ERP 升級計畫專案，並指派專人負責，首要任務，便是嚴格評估各家廠商所提供的 ERP 系統服務，除比較系統本身的規格、模組，也需評估每間系統廠商的配合程度、軟體開放客製靈活度及使用者介面的友善程度。此外，還需徹底了解泰宗生技本身在未來營運及業務擴充等各方面規劃的需求，經過了半年的資訊蒐集及內部討論，方選定導入現今所使用的雲端 ERP 系統。

提高業務成長、將市場拓展到海外，是企業成長必然的選項。泰宗生技以「肝病新藥開發」起家，公司主力業務，多圍繞在肝臟相關疾病進行研究與產品開發。2015 年開始研發，並於 2019 年美國臨床腫瘤醫學會（ASCO）年會上發表的「肝癌術後復發追蹤檢測平臺」是其力作，除了針對肝癌術後市場，未來也規劃切入更大的早期健檢市場及國外市場，進一步提升海外布局。

「肝癌術後復發追蹤檢測平臺」係建置在雲端，為強化整合公司 ERP 與提供對外研發服務，在「雲端 ERP」和「地端 ERP」兩種截然不同的方向底下，首先便排除了需要自身設有強大資訊部門的「地端 ERP」，相對之下，無須企業自備 IT 人員的「雲端 ERP」，一般考量選擇相關服務時，資安方面的防護是否足夠嚴實，多半是使用者最在意的部分，更何況是需在雲端上存放高敏感性醫療生技產業資訊的泰宗生技，在跨國管理和資安防護的雙重考量之下，由國際品牌所提供、同時具有高度資安防護力的雲端 ERP 系統，就成了最終的選項。

查詢價格速度快、透明度佳
數位轉型大幅縮短作業時間

與所有進行數位轉型的中小企業相同，一套新系統、新作業流程的正式導入，第一個要面對的考驗，就是自家員工的配合度，畢竟從紙本到無紙的變化，廣泛地牽涉到資料的瀏覽與使用方式。

在導入新系統之初的適應期，由於對新作業方式的不熟悉，必然會經歷效率不彰的陣痛期，泰宗生技的許多員工也因此表現出抗拒的態度，經過公司領導人與內部專案負責人的不斷溝通，向同仁說明公司數位轉型的目的，再假以時日，讓同仁確實感受到系統轉換升級所帶來的好處，同仁的態度才漸漸轉為正面。

所謂「數位轉型的好處」，直接反應在作業時間大幅縮短，過去面對業務報價費時的問題，從雲端 ERP 查詢價格的速度快、透明度佳，原先需要兩至三天才能完成的正式報價，現在當天即可完成，甚至能夠做到當天出貨；原本散落在各部門的生產紀錄資訊完成雲端化，提供相對應的報表統計功能，讓在 ERP 系統導入前，需要半天至一天才能完成的研發生產相關成本資訊評估時間，大幅縮減為三至五分鐘。

在具體的效益出現後，還發生了另一件可喜的事，即是公司文化的改變，許多人存在刻板印象，認為數位科技的使用將造成科技冷漠，在泰宗生技卻完全不是如此，進行數位轉型後的泰宗生技，內部資訊透明化，讓員工能夠依職務權限在雲端 ERP 系統瀏覽公司的大部分資訊。甚至包括公司決策流程和相關補充資料，加上公司內部教育訓練的潛移默化，逐漸為員工建立起對數位工具的接受度及信任感，變得願意主動提出自身意見，以改善公司整體的運作，久而久之員工對於公司的向心力和相互之間的協作能力也同時提升。

新冠疫情期間，已高度完成數位轉型的泰宗生技憑藉著駕輕就熟的雲端協作工作模式，得以在疫情嚴峻期間順利執行員工分流居家辦公，同時保護員工健康降低接觸風險，又能持續穩定企業經營。

就企業本身的數位轉型而言，泰宗生技目前已經藉助雲端 ERP 之助，完成了財務面、製造端、合約管理和客戶關係管理的數位化，剩下尚未走完的最後一哩路，即如何突破產業上下游採購作業的限制，發揮整體產業數位轉型綜效，是生技醫療產業未來需要克服的另一項考驗。

本案例數位轉型3階段

●找到痛點：
以往大量依賴紙本管理作業，導致大量的實體紙本資料難以綜整流通，各部門各行其事，出現資訊斷層和重工等現象。

●數位工具：
導入 ERP 系統，增進行政效率，同時摒除原先紙本作業流程中潛藏的人工失誤風險。

●轉型成果：
透過雲端 ERP 查詢價格的速度快、透明度佳，原先需要兩至三天才能完成的正式報價，現在當天即可完成。