生命之星導入數位管理 發揮人才最大價值

數位發展部數位產業署 指導

隨著產品線日益複雜，生命之星的組織管理問題也開始浮出檯面。藉由 ERP 系統，將前端交易資料與後端財務資料完整串聯，提升內部行政效率，讓同仁能將更多心力用在技術突破與產品研發。

對於一間新創公司來說，什麼才是最重要的？說到人才，2016 年成立的生命之星國際股份有限公司，不僅執行長陳孟專本身擁有生物科技、智慧財產、MBA 等多領域的碩博士學歷，公司核心管理階層亦是具備研發、智財與商管等跨領域涵養的生技高階研究人員。

談到資金，身為家族企業第二代接班人的陳孟專創業初期即獲得母公司 500 萬美金的資金挹注，沒有太多的後顧之憂。再說到研發與技術能量，生物科技本身即是超高門檻的領域，具備雄厚資本的生命之星，更擁有自己的生醫實驗室 Class10000 等級的無塵室。擁有如此得天獨厚條件的新創公司，究竟自覺缺少了什麼呢？答案，其實樸素得令人驚訝：一套雲端企業資源規劃系統（Enterprise Resource Planning，ERP）。

不是大企業才需要 ERP，只要是曾在具規模公司裡工作過的人，對於 ERP 這個詞，想必並不陌生；若是直觀地反推，很容易得出「ERP 是中大型企業才需要使用的管理工具」這樣的結論。一般新創公司人力規模通常不大，幾個人稍微溝通過，便能決定資源的配置策略，因此也不會把 ERP 的導入列為優先事項。最初僅有五位核心成員的生命之星，以技術及產品研發做為公司主要導向，初期甚至沒有配置負責行銷、人事、業務的專職人力。

然而，從最初僅有的五項產品出發，隨著不斷地研發與改進，生命之星的產品線日益複雜，組織管理的問題也開始浮出檯面。這同時也是許多研發導向新創公司的通病，往往將重點擺在研發而忽略了企業整體運作流程。一旦客戶訂單開始成長，即遭遇公司營運上的困境。

生命之星的營運困境，直接從曠日廢時的紙本簽核行政作業反映出來。公司營運一、兩年之後，生命之星的核心管理階層赫然驚覺，做為一間規模僅15 人的公司，從會計人員作帳到財務長簽核費用，為何竟需要兩週的時間方能完成？究其原因，陳孟專認為，一部分是生命之星缺乏專職管理的人才，同時在創立初期制度尚未定型的階段，在大企業上班的固有慣例，對於亟需快速應變能力的新創事業來說，顯然是一個不可原諒的致命弱點。

一般而言，當新創公司的業務規模或複雜度提升時，財務部門的記帳需求量也跟著提升。如果人力沒有增加，就應該導入 ERP 系統來支撐企業營運，考慮到生命之星應當是一個將持續進化、產品線也會更加複雜的事業，健全而有效率的制度與系統將是生命之星永續經營的關鍵。藉由 ERP 系統服務將前端的交易資料與後端的財務資料完整串聯，協助會計人員快速釐清數字的正確性，縮短結帳時間，這正切合生命之星的需求。痛定思痛之下，陳孟專與核心夥伴認為，專職分工的制度必須要建立，同時應導入一套合適的 ERP 系統。不只是導入，而是必須要導入成功，徹底改善生命之星從行政作業到管理決策的整體效率。

導入雲端 ERP 系統
縮短簽核時程，有助迅速作出決策

首先要面對的是如何在雲端 ERP（Cloud ERP）跟地端 ERP（On-premise ERP）兩種截然不同的系統之間進行抉擇。使用地端 ERP 的企業必須自建專業機房，但對新創生技企業而言，空間資源應該是優先用來建實驗室或生產線，而維護地端 ERP所需的專責人員除資訊能力外，尚須具備跨部門溝通的能力。從人力與空間資源的配置來看，導入地端 ERP 無疑會大幅增加生命之星財務上的負擔。反觀雲端 ERP 服務，企業無需一次拿出大量資金建置機房及系統，同時無需額外聘用維運人員，操作介面也通常更簡單、直覺，十分適合像生命之星這般的新創公司。評估至此，採用雲端 ERP 可說是毋須考慮的必然結果。剩下的考量，便是如何在眾多廠商所提供的雲端 ERP 方案之間進行抉擇。

較諸其它廠商所提供的、規模較小的雲端 ERP 系統，設計用來為大型企業、跨國集團提供服務的雲端 ERP 系統，不僅操作及導入的難度較高，價格對於一般的中小企業也是一筆不小的負擔。若不考慮本地 ERP 所需的人事及硬體設備，單就系統本身的導入，雲端 ERP 系統的建置費用甚至比母公司所使用的系統還要昂貴。

即便如此，生命之星在政府的輔導協助下，仍舊選擇導入雲端 ERP 系統，原因在於可整合ERP、客戶關係管理系統（Customer Relationship Management，CRM）和電子商務平臺系統，由於其系統穩定度和完善的資安防護，在全球 203 個國家擁有四萬多間企業客戶，有益於生命之星未來朝國際進軍的布局。對於著眼於全世界的生命之星來說，這其實是必要的投資，也是一個再審慎不過的抉擇。

從紙本資料轉換匯入系統、建立標準作業流程、進行員工教育訓練、系統正式上線，到各部門終於熟悉操作，生命之星經歷了至少一年的系統轉換陣痛期。實際效益是，現在的生命之星一旦接收到訂單，半天之內就可以進入 ERP 作業流程，並在當天完成簽核。管理人員並可隨時從雲端調出財務報表，迅速作出相關決策。

而生命之星導入雲端 ERP 系統的時間點，2020年三月，正是第一波 COVID-19 疫情爆發的初期。陳孟專表示，即便在疫情正嚴峻時，生命之星一度改為居家辦公，他本人每週亦只有一到兩天會進到辦公室，他仍然能藉由雲端 ERP 系統之助遠端掌握業務狀況與需求，成功帶領生命之星通過疫情的考驗。

透過數位轉型
減少行政事務處理時間

回歸到導入雲端 ERP 系統、進行數位轉型的初心，陳孟專表示，除了健全生命之星的管理制度、提升內部行政作業的效率，以便迅速應對外界的變化，更重要的是，讓每一位優秀的同仁能夠用最少的時間處理行政事務，而把最多的時間用來創造價值。舉例而言，財務人員可以聚焦在財務分析與預測，資訊人員可以聚焦在需求分析與設計等事務上。更不用說生命之星的核心團隊夥伴皆是生技高階研究人員，本應更多地著眼在技術的突破與產品的研發。

在轉型的過程當中，給予團隊明確的目標、展現改變的決心，共同衝過轉型陣痛期，不僅使得生命之星在營運上更有效率，整個團隊的向心力也獲得進一步的提升，使生命之星在面對各種不同的挑戰時，都能展現出強大的韌性。陳孟專將賦予同仁「最適當的舞臺、最大的發揮空間」視為己任，適材適用創造出的最大價值。

本案例數位轉型3階段

●找到痛點：
隨著產品線日益複雜，管理的問題也浮出檯面，以往從會計作帳到財務長簽核費用，需要兩週才能完成。

●數位工具：
ERP 系統將前端交易資料與後端財務資料完整串聯，協助會計人員快速釐清數字的正確性，有效縮短內部行政作業的時間。

●轉型成果：
有效提升內部行政作業的效率，以便迅速應對外界的變化，讓每一位優秀的同仁能夠用最少的時間處理行政事務。